韓国日本学会 （以下「当学会」といいます）が取り扱うすべての個人情報は、個人情報保護法などの関連法令上の個人情報保護規定を遵守し、利用者の個人情報保護および権益を保護し、個人情報に関する利用者の苦情を円滑に処理できるよう、次のような処理方針を定めています。
- 第1条（個人情報の処理目的）
- 当ホームページが取り扱うすべての個人情報は、個人情報保護法などの関連法令に基づき、または利用者の同意によって収集・保有・処理されています。収集された個人情報は、次の目的のために処理されます。処理した個人情報は、次の目的以外の用途には使用されず、利用目的が変更される場合には、事前に同意を求める予定です。
- 会員登録および管理
当ホームページで提供する原文の利用、掲示板への書き込みなどの会員制サービスの利用に伴う本人確認、個人識別、不良会員の不正利用防止および非認可使用の防止、年齢確認、紛争調整のための記録保存、不満処理などの民願処理、告知事項の伝達などの目的で個人情報を処理します。 - その他のサービス
証明書の発行、会費管理、オンライン論文投稿審査システム、学術大会の事前登録など、当機関が実施する事業およびサービスにおいて処理します。
- 第2条（個人情報の処理および保有期間）
- 収集された個人情報は、原則として個人情報の処理目的が達成された後、直ちに破棄します。また、退会および個人情報の削除要求があった場合は、復元できない方法で遅滞なく破棄します。ただし、会則やその他の法律により利用者の個人情報を保存する必要がある場合には、当該法律の規定に従います。
- 第3条（個人情報の第三者提供に関する事項）
- 当ホームページは、原則として利用者の個人情報を収集・利用目的で明示した範囲内で処理し、次の場合を除いては、利用者の事前の同意なしに本来の目的の範囲を超えて処理したり、第三者に提供したりすることはありません。ただし、次の場合には個人情報を処理することがあります。
- 利用者から別途の同意を得た場合
- 法令等により提供が求められる場合
- 利用者またはその法定代理人が意思表示をできない状態にあるか、住所不明などで事前の同意を得ることができない場合で、明らかに利用者または第三者の急迫した生命、身体、財産の利益のために必要であると認められる場合
- 統計作成および学術研究等の目的のために必要な場合で、特定の個人を識別できない形式で個人情報を提供する場合
- 犯罪の捜査および公訴の提起、維持のために必要な場合
- 裁判所の裁判業務遂행のために必要な場合
- 刑および監護、保護処分の執行のために必要な場合
- 第4条（個人情報処理の委託に関する事項）
- 個人情報の処理を委託する場合、関連事項はホームページに掲載し、利用者が確認できるように案内しています。委託機関の選定・変更時には、告知事項および個人情報処理方針を通じてお知らせいたします。
- 第5条（利用者および法定代理人の権利・義務およびその行使方法に関する事項）
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- 利用者（満14歳未満の場合は法定代理人を指します）は、いつでも以下の各号の個人情報保護に関する権利を行使することができます。
- 個人情報の閲覧要求
- 誤り等がある場合の訂正要求
- 削除要求
- 処理停止要求
- 第1項による権利行使は、個人情報保護法施行規則別紙第8号書式に従って作成後、書面、電子メール、FAX等を通じて行うことができ、当学会はこれに対して遅滞なく措置を講じます。
※ 個人情報の閲覧、訂正・削除の要求は、利用者が「会員情報修正」「退会」等で本人確認の手続きを経た後、直接訂正または退会が可能です。 - 利用者が個人情報の誤り等に対する訂正または削除を要求した場合には、訂正または削除が完了するまで、当該個人情報を利用または提供いたしません。
- 第1項による権利行使は、利用者の法定代理人や委任を受けた者など、代理人を通じて行うことができます。この場合、個人情報保護法施行規則別紙第11号書式による委任状を提出する必要があります。
- 個人情報の閲覧および処理停止の要求は、個人情報保護法第35条第5項、第37条第2項により、利用者の権利が制限される場合があります。
- 個人情報の訂正および削除の要求は、他の法令においてその個人情報が収集対象として明示されている場合には、その削除を要求することはできません。
- 利用者の権利に基づく閲覧の要求、訂正・削除の要求、処理停止の要求があった際、要求を行った者が本人であるか、または正当な代理人であるかを確認させていただきます。
- 第6条（処理する個人情報の項目）
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- 当ホームページで処理する個人情報は、機関の業務および法令で定められた最小限の個人情報のみを処理しており、詳細についてはホームページに掲載し、利用者が確認できるように案内しています。
- 当ホームページで処理する個人情報の必須項目は以下の通りです。
| 個人情報ファイル名 | 会員管理 |
| 主要項目 | ID、パスワード、電話番号（携帯電話）、メールアドレス等 |
| 保有目的 | 会員管理、原文の利用、掲示板の利用、論文投稿および審査、ニュースレターの配信等 |
| 保有根拠 | 利用者の同意 |
| 保有期間 | 会員退会および削除時まで |
- 当ホームページは、必要に応じて上記の必須項目のほか、追加の個人情報を収集および処理することがあります。
- 第7条（個人情報の破棄手続きおよび方法）
- 当ホームページは、原則として個人情報の処理目的が達成された個人情報は遅滞なく破棄します。ただし、他の法令に従って保存しなければならない場合は、この限りではありません。破棄の手続き、期限および方法は以下の通りです。
- 破棄手続き
不要となった個人情報および個人情報ファイルは、個人情報保護責任者の責任の下、内部方針の手続きに従って次のように処理しています。 - 個人情報の破棄
保有期間が経過した個人情報は、終了日から遅滞なく破棄します。 - 個人情報ファイルの破棄
個人情報ファイルの処理目的の達成、当該サービスの廃止、事業の終了など、その個人情報ファイルが不要になったときは、個人情報の処理が不要であると認められた日から遅滞なく、当該個人情報ファイルを破棄します。
- 破棄方法
- 電子的な形態の情報は、記録を再生できない技術的な方法を使用して破棄します。
- 紙に出力された個人情報は、シュレッダーで粉砕するか、焼却を通じて破棄します。
- 第8条（個人情報の安全性確保措置）
- 個人情報の安全性確保のため、次のような措置を講じています。
- 個人情報取扱職員の最小化および教育
個人情報を取り扱う職員は、必ず必要な人員に限定して指定・管理しており、取扱職員を対象に安全な管理のための教育を実施しています。 - 個人情報へのアクセス制限
個人情報を処理する個人情報処理システムへのアクセス権限の付与・変更・抹消を通じて、個人情報へのアクセス統制のために必要な措置を講じており、侵入遮断システムを利用して外部からの無断アクセスを統制しています。 - 接続記録の保管
個人情報処理システムに接続した記録を、少なくとも6ヶ月以上保管・管理しています。 - 個人情報の暗号化
個人情報は暗号化などを通じて安全に保存および管理されています。また、重要なデータは保存および転送時に暗号化して使用するなどの別途のセキュリティ機能を使用しています。 - セキュリティプログラムの設置および周期的点検・更新
ハッキングやコンピュータウイルスなどによる個人情報の流出および毀損を防ぐため、セキュリティプログラムを設置し、周期的に更新・点検しています。 - 非認可者に対する出入統制
個人情報を保管している個人情報処理システムの物理的な保管場所を別途設け、これに対して出入統制の手続きを確立・運用しています。
- 第9条（権益侵害の救済方法）
- 利用者は、個人情報侵害による被害の救済を受けるため、個人情報紛争調整委員会、韓国インターネット振興院（KISA）個人情報侵害申告センターなどに紛争解決や相談などを申し込むことができます。
☞ 個人情報紛争調整委員会：1833-6972 (www.kopico.go.kr)
☞ 個人情報侵害申告センター：(局番なし) 118 (privacy.kisa.or.kr)
☞ 大検察庁 サイバー捜査課：(局番なし) 1301, cid@spo.go.kr, (www.spo.go.kr)
☞ 警察庁 サイバー安全局：(局番なし) 182, (cyberbureau.police.go.kr)
また、個人情報の閲覧、訂正・削除、処理停止等に関する利用者の要求に対し、公共機関の長が行った処分または不作為によって権利または利益を侵害された者は、行政審判法が定めるところに従い、行政審判を請求することができます。
☞ 中央行政審判委員会(www.simpan.go.kr)の電話番号案内を参照 - 第10条（個人情報保護責任者および担当者の連絡先）
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| 区分 | 部署名 | 氏名 | 連絡先 |
| 個人情報保護責任者 | 韓国日本学会 | チョン・ミリョン | +82-10-7644-6294 |
| 個人情報保護担当者 | 韓国日本学会 | チョン・ミリョン | +82-10-7644-6294 |
- 第11条（個人情報処理方針の変更）
- 本個人情報処理方針は、2017年11月14日から施行されます.